21 Tipps zum Zeitmanagement, die ich gerne früher gewusst hätte

Ich will nicht sagen, dass ich alt bin, aber wenn man auf die 30 zusteuert, fühlt man sich manchmal nicht mehr ganz so frisch, wie mit Anfang 20. Besonders nach einem etwas verrückteren Weekend steckt einem das am Montag noch in den Knochen. Aber es gibt auch einen großen Vorteil, wenn man älter wird, man wird doch etwas weiser. Nicht immer hält man sich daran, aber man weiß es besser!

Zum Beispiel was das Zeitmanagement betrifft, bin ich meinem Anfang-20-ich jetzt um einiges voraus.

Haushalt und Alltag

1. Alles steht und fällt mit einem Essensplan!

Wie hat Mutti das nur geschafft, jeden Tag zu kochen und sich um uns zu kümmern. Manchmal denke ich, dass sie in Wahrheit die Zeit anhalten konnte. Denn, wenn ich an meine Kindheit zurück denke, frage ich mich wirklich, wie war das alles machbar?

Ein Tipp, der wirklich Zeit und Nerven spart: Erstelle einen Essensplan für die Woche.

Klar, manchmal kommt was spontan dazwischen. Aber eines steht fest, wenn man einen Plan hat, fällt das Überlegen, was man nun kocht, weg. Einfach sofort alle Zutaten dafür auf eine Liste schreiben und einkaufen gehen.

2. Einkaufslisten sind das A und O

Ohne Einkaufsliste einzukaufen, ist gefährlich. Denn es landet unheimlich viel Zeug im Wagen, was man eigentlich nicht braucht und das was man bräuchte, vergisst man mitunter und man muss nochmals einkaufen gehen. Die Liste ist nicht verhandelbar und es sollte an alles gedacht werden.

3. Gehe nur 1x die Woche einkaufen

Schon mal durchgerechnet, wie viel Zeit du mit Einkaufen verbringst? Allein, wenn du nur 20 Minuten pro Tag damit verschwendest, sind das mehr als 2 Stunden pro Woche! Deswegen hilft einem der Essensplan, diesen Zeitfresser zu vermindern.

EXTRA TIPP! 

Mein Freund meinte, dass er nie für eine ganze Woche planen kann. Warum dann nicht auf zwei Etappen? Mo-Mi Do-So. Und dann eben 2x die Woche einkaufen statt 1x. Ist immer noch besser als jeden Tag.

4. Essensbudget

Ein Essensplan und strukturiertes Einkaufen spart dir nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Du kaufst nämlich nur das, was auf der Liste steht. Aber man kann sich auch zusätzlich noch ein Budget festlegen, um ein wenig zu sparen. Warum ich mir ein Essensbudget gesetzt habe? Ich bin zwar nicht oft einkaufen gegangen, aber habe mir oft Essen geholt. Hier ein Mittagessen, da ein Sandwich am Weg. So schnell konnte ich gar nicht schauen, war das Geld weg. Deswegen gibt es jetzt ein Essensbudget, welches für den Einkauf und die Restaurantbesuche gedacht ist. Man glaubt gar nicht, wie viel man sich da sparen kann.

5. Kaufe Geschenke im Voraus

Ein Tipp, den ich mir von einer Freundin in Amsterdam abgeschaut habe, ist, Geschenke im Voraus zu kaufen. Du siehst etwas Passendes für eine Person, dann nimm es mit. Weihnachten, Geburtstag & Co. kommen bestimmt und du bist gut gerüstet und verfällst nicht in Panik, wenn es wieder soweit ist.

Oder du schaffst Geschenke ab und schenkst Zeit. Ein nettes Essen, eine Einladung ins Museum, es gibt 1000 Wege etwas zu schenken, ohne viel Vorbereitung.

6. Räume jeden Tag die Küche auf

Jetzt höre ich mich wirklich wie meine Mutter an. Aber sie hatte Recht. Ich hoffe, sie liest das nie, weil das wird sie mir ewig vorhalten. Meine Mutter hat egal wie müde sie war, jeden Abend nach dem Essen, die Küche aufgeräumt und geputzt. In der Früh sah es wieder einladend und schön aus.

In meiner WG-Zeit war die Küche der Ort des Grauens: Geschirrberge und volle Arbeitsflächen. Keiner wollte dort gerne Zeit verbringen. Ich habe mir angewöhnt, während des Kochens schon das meiste zu erledigen, so dass ich nach dem Essen nur mehr das Geschirr wegräumen muss.

Oder es gibt die tolle Regel: Ich koche, du putzt! Mit dieser Regel werde ich zur Kochkoryphäe!

7. Jeden Tag 10 Minuten aufräumen

Alles landet bei mir am Schreibtisch: Schminkzeug, Arbeitsunterlagen, Rechnungen, ja sogar Kleidung. Ich habe mir vorgenommen 2018 jeden Tag zumindest für 10 Minuten meine typischen „Kramzonen“ aufzuräumen, also Couch und Schreibtisch.

Arbeitsleben 

8. Plane jeden Tag nur 4-5 Stunden tatsächliche Arbeit ein

Ja, ich weiß, wir sind meistens nicht nur für 4-5 Stunden am Tag angestellt. Aber es ist erwiesen, dass unser Gehirn gar nicht mehr arbeiten kann. Wir werden nicht produktiver.

Als Selbstständige habe ich es hier etwas leichter. Klar, arbeite ich auch länger, aber oft erwische ich mich, dass ich abschweife. To-Do Punkt war Emails bearbeiten und Schwups, lande ich über einen Newsletter in einem Online Shop und Schwups, eine Stunde später habe ich zwar einen vollen Warenkorb aber in Wahrheit nicht gearbeitet. Weshalb ich mir jetzt auch nicht mehr Aufgaben stelle, als die, die ich in 5 Stunden erledigen kann. Mein System funktioniert so: Timer einstellen: 1 Stunde arbeiten, dann mache ich 10-15 Minuten Pause, in dieser Zeit erledige ich zum Beispiel Kleinigkeiten im Haushalt oder mache mir etwas zu essen, hole mir einen Kaffee, telefoniere mit einer Freundin. Aber sogar meine Pausen-Aktivität plane ich vorab.

Ein durchschnittlicher Plan sieht so aus:

1 Stunde: Mails

10 Minuten: Pause (Wasser trinken und Instagram)

1 Stunde: Text schreiben

10 Minuten: Pause  (Wasser trinken und Schreibtisch aufräumen)

1 Stunde: Text schreiben

30 Minuten: Pause (Essen)

Dann schaue ich, was noch zu erledigen ist, sei es die restlichen Mails machen oder Fotos, usw.

Bei mir ist jeder Tag unterschiedlich, aber seit ich versuche, mir den Tagesablauf so zu strukturieren, bekomme ich viel mehr weiter und merke, dass ich die gleiche Arbeit in weniger Zeit hinbekomme.

9. Multitasking ist die Lüge der Menschheit

KEIN MENSCH KANN MULTITASKEN! Versuch es erst gar nicht! Es kostet nur Zeit. Mach es wie die Buddhisten, konzentriere dich immer auf eine Sache und mache die gut und dann widme dich der nächsten. Es ist nicht nur sehr viel erfüllender, sondern auch zeitsparend.

10. Arbeitsroutine

Wenn du kannst, versuche nach einer Arbeitsroutine vorzugehen. Ich starte als allererstes immer mit meinen Emails und halte mich dann an meinen Plan von Punkt 8.

11. Alles im Rahmen

Man verschwendet oft Stunden an einer Sache und in Wahrheit geht nichts weiter. Deswegen einfach fokussiert 20 Minuten für etwas einplanen. Wenn du merkst, du kommst nicht weiter, schiebe es mal zur Seite. Wenn du aber bemerkst, du bist voll drinnen, dann mach weiter, aber nur wenn du wirklich messbare Erfolge siehst. Mir helfen Zeitrahmen immer ungemein, wenn ich zum Beispiel eine Schreibblockade habe. Da sage ich mir, entweder ich schaffe in den nächsten 20 Minuten etwas sinnvolles oder ich mache etwas anderes, so verschwende ich nicht ganze Tage.

12. Kein Prokrastinieren

Wer kennt es nicht, man fängt einfach nicht an. Beginn einfach mit irgendwas, einmal angefangen, geht es gleich leichter. Dieser Text entstand nur, weil ich einfach nicht in die Gänge kam.

Wer in Bewegung ist, bleibt leichter in Bewegung.

13. Emails mit System

Mein neues Email-System habe ich mir von meinen Bloggerkolleginnen Nina (LINK) und Lena (LINK) abgeschaut.

Alle Emails werden in Ordner abgelegt, wenn sie fertig sind.

Beispiel: Eventeinladungen, Kooperationen, Kooperationsanfragen, Meetings, Rechnungen, Reisen, Rezepte, Newsletter, usw.

Wenn die Mail in den Posteingang kommt, bearbeite ich sie, das heißt: Ich beantworte sie und schiebe sie in den entsprechenden Ordner. So ist der Posteingang am Ende des Tages leer und ich finde alle Mails, wenn ich sie brauche.

14. Meetings am Vormittag

Ich kann meine Meetings selbst planen. Früher habe ich sie immer am Nachmittag gemacht, weil ich dachte, dass ich so davor ein wenig arbeiten kann. Aber in Wahrheit habe ich alles andere gemacht, nur nicht gearbeitet. Deswegen versuche ich jetzt alle Meetings am Vormittag zu erledigen. So früh wie möglich um gleich einen Grund zu haben, aus den Federn zu kommen. Danach arbeite ich effektiver, weil ein positives Meeting mich immer ungemein pusht.

15. Mach nicht alles selbst

Als Selbstständige habe ich eines gelernt, Zeit ist Geld und bevor ich mich mit Sachen rumärgere von denen ich keine Ahnung habe, gebe ich diese ab. Zum Beispiel meine Steuer und Buchhaltung. Eine Zeit lang habe ich es selbst versucht, bin aber kläglich gescheitert. Jetzt gebe ich diese ab anstatt mich tagelang damit rumzuärgern.

16. Lerne aufzuhören

Wer kennt das nicht, man will produktiv sein, aber es geht irgendwie gefühlt seit Stunden nichts weiter. Mach eine Pause. Lieber mal für 10 Minuten raus gehen als weitere 2 Stunden herumtrödeln.

Liebe, Freundschaft und Ich-Zeit

17. Schalte ab

Gehört ein bisschen zu Punkt 16. Aber wir alle wollen immer und ständig erreichbar sein. Unser Handy klebt an unseren Händen und immer wieder checkt man zwischendurch auch noch die Mails von der Arbeit. Stopp und aus! 24 Stunden, 7 Tage die Woche erreichbar zu sein schadet am allermeisten dir selbst. Deswegen Handy jeden Tag mal für eine gewisse Zeit weglegen und allein sein. Wenn der Partner oder Freunde da sind, gilt nicht. Sondern wirklich mal für eine Stunde alles Elektronische zur Seite schieben und auf sich konzentrieren. Einfach nur Tee trinken oder ein Buch lesen. Ich bin sogar schon so, dass ich gar nichts mache. Eine Stunde einfach nur auf der Couch liegen und nachdenken. In der Zeit versuche ich nicht über Job & Co. nachzudenken sondern über mich. Wohin will ich gehen? Was wünsche ich mir? Wie erreiche ich meine persönlichen Ziele. Klar schließt das eine das andere nicht aus, aber ich meine damit, nicht an Emails und was zu tun ist, denken.

18. Date dich

Am Anfang einer Beziehung datet man sich um sich zu sehen, irgendwann kehrt der Alltag ein und während man gemeinsam vorm Fernseher sitzt, starrt jeder in sein Handy und macht irgendwas anderes. Wer kennt solche Szenen nicht? Ich habe aus diesem Grund Beziehungen ab einem gewissen Zeitpunkt immer ein wenig gehasst, weil irgendwann wurde es langweilig. Zwar fand ich kuschelig gemeinsam auf dem Sofa Filmschauen, aber dieses nebeneinander her leben, einfach nur ätzend, besonders wenn man eben nicht zusammen wohnt. Leider lässt es sich nicht immer vermeiden. Mein Freund und ich haben deswegen Date Nights eingeführt. Wir daten uns ab und zu. Manchmal schaffen wir es jede Woche, manchmal eben nicht. Mal ist es ein Frühstück, mal ein Abendessen. Seit wir das machen, habe ich das Gefühl, dass wir auch wieder mehr miteinander reden und neue Seiten aneinander entdecken.

19. Bleibe spontan

Ich plane alles. Ich habe To-Do Listen auf denen stehen Punkte wie Haare waschen und Nägel lackieren. Wenn ich könnte, würde ich jede Minute des Tages minutiös planen. Da fehlt aber die Flexibilität. Weshalb ich mir unter der Woche sowohl vormittags als auch abends ein paar Stunden immer frei halte. Egal wofür, spontanes Date mit einer Freundin, usw. So habe ich das Gefühl, mich nicht selbst mit meinen Regeln zu ersticken. Ja ich bin sehr widersprüchlich, einerseits will ich alles planen, andererseits bin ich ein Freigeist.

20. Sei ehrlich

Wie oft habe ich aus Nettigkeit ein Treffen mit Freunden zugesagt oder bin mit ausgegangen, nur weil ich nicht nein sagen wollte. Etwas, was ich gelernt habe, ist, dass dieses halbherzige Mitgehen nix bringt und die anderen das spüren. Lieber ehrlich sagen, ich will heute einfach mal für mich sein, nächstes Mal komme ich gerne mit. Ich habe in den letzten Monaten gelernt, mehr auf mich zu achten und nicht mehr nur zu funktionieren. Es kostet einen nur Energie und Zeit.

21. Sei nicht überall dabei

Früher hatte ich immer Angst etwas zu verpassen und war überall dabei. „Fear of missing out“ war mein größter Zeitfresser. Denn ich ging wohin, nur um auch dort gewesen zu sein. Am Ende hatte ich für die wichtigen Dinge nicht genügend Energie. Am Anfang merkte ich, dass ich irgendwie unausgelastet war. Freitagabend zuhause, alle gehen aus, nur ich nicht. Mich juckte es in den Zehenspitzen, ich wurde grantig gegenüber meinen Mitmenschen, ohne mir dessen wirklich bewusst zu sein, woran es lag. Als es mir bewusst wurde, versuchte ich dem entgegenzuwirken. Zum einen machte ich mir mit Freunden Zuhause-Dates aus – keine Party aber zumindest Gesellschaft. Und/oder ich machte mir für den nächsten Tag gleich am Morgen etwas Besonderes aus. Ein Frühstück mit einer Freundin oder ein Ausflug mit der Familie.

Jetzt bin ich so weit, dass ich ohne Probleme Freitagabend zuhause bleibe, ohne einen inneren Stress zu bekommen, dass ich was verpasse.

Ich hoffe, euch haben meine Tipps gefallen. Wenn euch noch etwas einfallen sollte, würde ich mich über ein Kommentar freuen. Auch wenn ihr mehr Beiträge in die Richtung haben wollt.